Retningslinje 4:

Løbende sociale og miljømæssige forbedringer

Rådet anbefaler, at virksomheder formulerer klare forventninger til leverandører baseret på en balance mellem på den ene side grundlæggende krav og kontrol med overholdelse af kravene, og på den anden side dialog og samarbejde om løbende forbedringer.

Kontrol er en ofte meget ressourcetung aktivitet. Rådet anbefaler derfor, at indsatsen fokuseres på udvalgte leverandører, som i lyset af risikovurderingen bør vises særlig opmærksomhed i forhold til at undgå krænkelse af grundlæggende rettigheder, jf. Retningslinje 3. Et relevant udgangspunkt herfor bør være kontraktgrundlaget, som bør henvise til virksomhedens ”supplier code of conduct” eller - hvis den ikke har et sådan - til branche eller multistakeholder initiativer og/eller anerkendte internationale initiativer som f.eks FN’s Global Compact.

Hvis virksomheden ikke har en kontrakt med leverandøren, men alene en købsordre, kan virksomheden overveje at bede leverandøren om en tilkendegivelse af, at leverandøren har læst og forstået virksomhedens code of conduct og bestræber sig på at efterleve kravene heri. Dette kan ske i et separat dokument eller på et website. Selvom målet er at skabe løbende forbedringer, kan der forekomme situationer, hvor leverandører ikke viser tilstrækkelig samarbejdsvilje, og hvor virksomheden derfor bør overveje det fortsatte samarbejde, herunder muligheden for at afbryde samarbejdet.     

Dette indebærer, at virksomheder bør forholde sig til følgende spørgsmål:

• Hvilke krav til sociale rettigheder, miljømæssige standarder og standarder for menneskerettigheder og anti-korruption forventer vi opfyldt af leverandøren eksempelvis gennem en ’supplier code of conduct’? 
  

• Kan vi tilslutte os og påvirke branche- og/eller (inter)nationale initiativer, herunder fælles ’supplier codes of conduct’, for dermed at undgå unødigt at besvære leverandøren og samtidig opnå størst mulig gennemslagskraft?
  

• Hvordan kan vi forbedre leverandørens – både ledelsens og medarbejdernes – viden, kompetencer og vilje til at indarbejde sociale og miljømæssige forbedringer?
  

• Hvilke krav vil vi stille til leverandøren om at dokumentere, at vores  forventninger efterleves?
  

• Hvordan sikrer vi, at leverandøren løbende lever op til vores forventninger?

• Hvordan sikrer vi, at leverandøren bliver bekendt med, at grove overtrædelser af sociale og miljømæssige forventninger vil medføre, at samarbejdet afbrydes?
  

• Hvordan støtter vi, at også underleverandører til leverandører bliver bekendt og forstår vores sociale og miljømæssige forventninger og derved efterlever disse?
  

• Hvordan evaluerer vi leverandørens efterlevelse af vores forventninger?  

• Hvilke procedurer kan vi igangsætte for at sikre, at ledelsen hos leverandøren løbende arbejder på at forbedre de forhold, der ikke er i overensstemmelse med vores forventninger?

• Hvordan kan vi motivere henholdsvis ledelse og medarbejdere hos leverandøren til at gennemføre forbedringer og tage ejerskab over den løbende forbedringsproces?